【出発前】国内添乗員の打ち合わせを解説【精算までしっかりやろう】

この記事はそんな方へ向けて書いています。

 この記事でわかること

 本記事の信頼性

本記事を書いている私の添乗経験は、国内・海外問わず100本ほど。
一般団体・教育旅行・視察旅行の添乗を経験してきました。

本記事では、国内添乗員の出発前の打ち合わせについて網羅的に解説していきます。
この記事を読むことで、打ち合わせで何をするのか悩むことはなく、臨めます。

打ち合わせがツアーの成否を決めます。

【出発前】国内添乗員の打ち合わせを解説

添乗員の出発前の打ち合わせの目的は、「手配内容の引き継ぎ」です。

添乗員の仕事の流れ【打ち合わせ → 添乗 → 精算】

添乗員の仕事は、添乗だけではありません。

現地でスムーズに行程を進めるためにも、出発前の「打ち合わせ」が大事です。

 添乗員の仕事の流れ

打ち合わせ〜添乗〜精算の3つが、添乗員の仕事です。

 旅行会社との打ち合わせのタイミング

添乗後の精算では、ツアーの良かったところや改善点、気づきなどを報告します。

打ち合わせの内容、確認事項、受け取る書類、所要時間、手当て

添乗が決まったら、添乗員は催行する旅行会社の担当者と打ち合わせを行います。

 打ち合わせの内容

社員旅行などの受注型企画旅行なのか、一般募集した募集型企画旅行なのか確認します。

 打ち合わせの時に確認すること

 受け取る書類

指示書は重要書類です。

パンフレットや日程表にはない「説明や注意事項、ツアーのポイント」が書いてあるからです。
まずは指示書を精読するところから始まります。

「指示書、募集パンフレット、最終日程表」の3つを照らし合わせ、異なる場合は担当者に確認します。

疑問点、不明点はここでクリアにしておきたいものです。

参加者名簿も重要です。

キャンセル、途中乗車、途中下車、離団などでいつでも変わるのが人数です。
さらに参加形態（夫婦、家族、友人）などを読み取り、どんな旅行にしていくかイメージすることも大事です。

なお募集パンフレットは契約書面です。
忘れがちなので注意です。

クーポンは使用する順にセットしておくとスムーズです。

打ち合わせの所要時間、手当ては？

打ち合わせの所要時間は、約2時間です｡

打ち合わせ手当ては、だいたい2,000円です（派遣会社による）。

打ち合わせ以外には手当ては無いのです

打ち合わせ後にやること【3つ】

担当者と打ち合わせ後、行程に沿って利用する箇所の手配ができているか確認します。

 添乗員がやることは3つ

1．運輸機関などへの確認

列車の場合

引受書と照らし合わせます。

途中乗車、途中下車を希望する旅行者の有無も確認します。

座席については、できるだけグループ単位で座れるように配慮します。
とはいえ「並んで座れない」などで全員が納得できる座席割が難しいときもあります。

その場合は、復路や別の箇所で配慮するなど工夫が必要です。

飛行機の場合

団体航空引換証に記載されている内容を確認します。

国内旅行では事前に座席割はできません。
当日、受け取ったシートチャートと搭乗券をもとに公平に座席割をします。

必ずしもお客さまの希望が通るわけではないので、理解してもらうことも重要です。

貸切バスの場合

以下のとおり。

バスの座席割については、受注型企画旅行（社員旅行など）と募集型企画旅行で異なります。

受注型の場合は、幹事さまが決めることです。
ただほとんどの場合は自由席になるはず。
私は過去に受注型で事前座席指定になったツアーは1本もありません。

募集型の場合は、色々な方法があります。
たとえば、以下のとおり。

同じ座席だと不公平感が出て、不満が出ます。

お客さまに協力をもらいながら、臨機応変に対応します。

船の場合

以下のとおり。

2．宿泊・食事・観光施設などへの確認

宿泊施設の場合

ホテルは重要です。
1日のうちの多くをホテルで過ごすからです。

ホテルの印象がツアーの成否を決めます。

確認することは以下のとおり。

旅館・ホテルの部屋割は重要です。

できるだけ同じ条件の部屋を用意するのがベスト。
お客さまの構成も考えたうえで部屋割を決めます。

食事施設の場合

以下のとおり。

弁当の場合

以下のとおり。

観光施設の場合

以下のとおり。

3．お客さまへの挨拶コール（ツアーによる）

募集型国内ツアーのほとんどは挨拶コールはありません。
ただし、高品質なツアーでは、出発前の挨拶コールが条件になっているツアーもあります。

詳しくは下記記事で解説しています。
»【添乗員の挨拶コール】お客さまへ伝える2つのこと【例文と想定質問】

打ち合わせで気づいたこと【2つの失敗談】

旅行会社の営業マンの経験から解説します。
想定シーンは、旅行会社の営業マンが上司から添乗を引き継ぐときの打ち合わせです。

結論、打ち合わせは早めにしておく

打ち合わせは早めにするのが正解です。

旅行会社の営業マンが上司から添乗を引き継ぐとき、出発前日の打ち合わせは避けましょう。
営業マンは打ち合わせ以外にも他の仕事を抱えているからです。

具体的には次のエピソードをご参考ください。

【失敗談その①】社内添乗の引き継ぎ

旅行会社の営業マンである私のエピソードです。

先輩のお客さまを引き継いで、添乗する機会がありました。
早い段階で打ち合わせをしたかったのですが、先輩も私も日中は「営業と手配」でてんやわんや。

出発前日になっても日中は忙しく、打ち合わせは終業後の残業の時間帯です。
この日はいろんな仕事が押して、打ち合わせを開始したのは20時からになったのです。

最悪です。

行程表を見ながら説明を聞き、不明点を確認しました。
手配内容は先輩が確認済みだったので、再確認は不要です。

しかしまだまだやることがありました。

バスステッカーは用意しなくてもバス会社が作成しています。
ただうちの会社の名前が入っていないので変えたいのです。

部屋割表（エクセルデータ）にお客さまの名前は入っていましたが、旅館の情報が入っていません。
風呂の時間、朝食の時間、夕食の時間、場所などを調べて、わからないところは電話で確認。
エクセルに記入して、体裁を整えて人数分を印刷します。

結局終電で、自宅に戻っても確認、確認、確認、寝たのは01:30過ぎです。
翌日、出発地に07:30には到着する必要があるので、朝5時起きの自宅6時出発。
地獄絵図そのものです。

旅行会社の営業マン時代は、他の仕事もやりながら添乗準備をしなければならないので辛いです。
慣れないうちは睡眠不足の添乗ばかりでした。

【失敗談その②】沖縄添乗を添乗員派遣会社に依頼

私が在籍している旅行会社が、添乗員派遣会社に添乗員を依頼して、打ち合わせをした経験があります。

結論、打ち合わせではあらゆる質問に答えられるようにしておくべきです。

理由は、出発日が近づいてくるとどんどん忙しくなるからです。

質問に答えられないと、派遣添乗員さんからの信頼を得られません。
後日回答にしても、できるだけ早く回答、共有すべきでした。

旅行終了後に添乗員のやること【3つ】

 旅行終了後に添乗員がやること3つ

添乗業務は、上記3つが終了してから完了です。

1．帰着報告

お客さま解散後、旅行会社の事前指示に従い、担当者へツアー終了を連絡します。

具体的な方法は、以下のとおり。

すぐに対応すべきことは、ここで報告するのが重要です。

また、帰着時間が深夜の場合でも、旅行中のクレームやトラブルにより、担当者に電話連絡しておかなければならないこともあります。

後日、指定された日に旅行会社へ報告します。
後述する添乗報告書の提出のほか、携行品の返納、添乗携行金の精算などを行います。

ほとんどの旅行会社は「報告期限」と「報告書面」があります。

2．添乗報告

添乗報告書を作成して、提出します。

添乗の反省点、ホテルや食事場所・観光施設の現地情報、ドライバーから仕入れた情報など、今後のツアーを企画するうえで役立つ情報を担当者に報告します。

 報告事項は、以下のとおり。

事故・トラブルやお客さまのクレームから直ちに対応すべきことは、添乗の途中や終了直後に報告します。

添乗報告書は他の添乗員にも役立ちます。

3．精算業務

精算書を作成し、携行金を返納します。

 提出するもの

添乗中はバタバタして領収証がぐちゃぐちゃになったり、お金を自分の財布と一緒にして訳がわからなくなったりしがちです。

お金が合わないと信用を失います。

1円も間違えることは許されませんので、きっちり管理します。

精算の所要時間、手当ては？

精算は所要時間は、約2時間です｡
精算手当ては、だいたい2,500円です（派遣会社による）。

添乗中の夜や、帰りの移動中などで大枠は済ませておくことです。
間違いも減り、後がラクです。

まとめ：添乗員の打ち合わせで、ツアーの土台を固めよう

添乗出発前の「準備」が、添乗の成否を決めます。

「打ち合わせ」は準備のひとつです。
ツアーの成否は、準備で8割がた、決まります。

準備がすべてなのです。

時間をかけた念入りな準備が、添乗をスムーズにさせます。

以上です。

P.S. 徹底した準備が、トラブルの少ないツアーの条件なのです。

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