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【旅行会社の営業マン向け】団体旅行の営業方法・仕事受注・見積書作成

2020年3月3日

【旅行会社の営業マン向け】団体旅行の営業方法・仕事受注・見積書作成
  • 旅行会社の営業マンの団体旅行の営業方法とは?
  • 仕事受注、ヒアリング、見積書作成の流れを知りたい

こんな疑問を解決します。

 この記事でわかること

  • 旅行会社の営業マンの営業方法
  • 仕事受注〜ヒアリング〜見積書作成の流れ

 本記事の信頼性

  • 経歴:新卒で旅行社に入社し19年8ヶ月、出張手配×法人営業×添乗
  • 添乗回数:国内・海外合わせて100本ほど(一般団体・教育旅行・視察旅行)

本記事では、旅行会社の営業マン向けに団体旅行の営業方法(オンライン、オフライン)、受注〜見積書提出まで解説します。

飛び込み営業ではなく、既存の担当企業のルートセールス(深耕営業)です。
上司や先輩の教え、本からの学びをまとめています。

飛び込み営業については「旅行会社で飛び込み営業の3つのコツ【8つの手順/営業トーク例】」にまとめています。

【旅行会社の営業マン向け】団体旅行の営業方法

【旅行会社の営業マン向け】団体旅行の営業方法

「オンライン営業」と「オフライン営業」に分けて考えます。

  • オンライン営業 → 情報発信
  • オフライン営業 → 紹介営業

オンライン営業→情報発信

営業マンでも情報発信です。
目的は信頼を得るためです。

「営業マンが情報発信する」と言うと「?」と思う方がいるかもしれません。

 情報発信する理由は3つ

  • その1:セールス色が消える
  • その2:お客さまの時間を奪わない
  • その3:会社と自分を印象づけられる

その1:セールス色が消える

目的がセールスではなく情報提供なので、セールス色は消えます。

あくまでお客さまに有益な情報をメールで提供するだけです。

定期的な情報発信がベストです。

その2:お客さまの時間を奪わない

お客さまの時間を奪わないメリットもあります。

アポイントなしの定期的な営業は、お客さまの時間を奪う迷惑な行為。
メールによる情報提供であれば、お客さまは好きな時間に読めるので負担になりません。

その3:会社と自分を印象づけられる

定期的な情報提供で、会社と自分を印象づけられます。

「定期的に訪問しないと忘れられるのでは?」と思いがちですが、メールでこまめに情報提供していれば忘れられることはありません。

仕事が発生したときに、声をかけてくれる可能性があります。

定期的な情報提供は、情報加工が必要

情報を加工する技術が必要です。

たとえば、情報は以下があります。

他にも新聞社のサイトや週刊誌、一般書籍も参考です。
情報が多いため「どの情報を取り、どの情報を捨てるか」の見極めが重要です。

上記サイトは毎日チェックして、お客さまに有益な情報を探します。
情報を組み合わせて、加工できると「オリジナル情報」ができます。

情報加工のスキルをアップさせるには、日ごろからひたすら情報をまとめるしかありません。
部署内に「情報まとめ係」がいると良いです。

ブロガーの「ちきりんさん」も言っていますが、情報は「So What?」(だから何なんだ)と考えて、はじめて意味を持ちます。

「情報がお客さまに何の意味を持つのか」という観点が大事です。
一度使った情報はどんどん捨て、次の情報検索をしたほうが有意義です。

営業のミカタ」で情報提供型の営業のコツを学びました。

  • 飛び込み営業、紹介営業は不要
  • 定期的に情報提供で印象づける
  • 必要なのは顧客のメールアドレス

オフライン営業 → 紹介営業

営業の目的を「紹介してもらうこと」にします。

仕事を取ることではありません。
紹介が目的です。

紹介営業のメリットは「セールス色が消える」です。
「セールスしない」が大事です。

お客さまが「勝手に紹介したくなる」がベストです。

そのためには目の前の仕事を1つ1つ、丁寧に仕上げることです。
積み上がった信頼があふれ出せば、自然と紹介してもらえます。

後述しますが「お客さまに好かれる」となお良しです。

紹介してもらうタイミングは?

お客さまに会うたびに「誰か紹介してください」と言っていたら嫌われます。

 紹介してもらうタイミング

  • お客さまが喜んだとき
  • お客さまの問題が解決したとき
  • お客さまの団体案件が終了したとき

あくまでサラッと伝えます。

次回会っても「紹介をお願いしたこと」は忘れているくらいが良いです。
間違っても「紹介の件はどうなりましたか?」と触れないことが大事です。

紹介してもらうのは、同じ部署、別の部署、別の会社、なんでも構いません。
オフライン営業の情報提供先を増やすために紹介してもらうのです。

なぜ情報提供するかというと、信頼を積み上げるためです。

ソニー生命保険の鎌田氏から「おかげさまで、ご紹介で営業しています」で紹介営業のコツを学びました。

  • 紹介営業のコツがわかる
  • 必要なツールはA4用紙1枚
  • 売らずに紹介してもらうだけ

攻めの営業

「紹介営業」は守りの営業です。

守ってばかりでは収益は上げられません。
攻めの営業が必要です。

たとえば以下です。

  1. 周年行事を狙う(創業何周年、設立何周年)
  2. 企業の戦略に沿った提案をする

1.周年行事を狙う

周年行事をチェックして、それに合わせて1、2年前から企画を持ち込むのです。
10年や30年といった節目の年であれば、イベントを行う可能性があります。

単に旅行の企画を持ち込むだけでは採用されません。

過去の事例など入念にヒアリングをして、ホテルや旅館で行うイベント、セレモニーの内容にまでアイデアを提案するのです。

新入社員が入ると研修をする企業も多いので、案件があるか聞いてみて損はありません。

2.企業の戦略に沿った提案をする

たとえば、中国やベトナムの進出を考えている企業には、中国市場の経済価値やベトナム市場の労働環境を視察するツアーを提案してみるのです。

現地に詳しいコーディネーターや先生を加えて、視察に重要感を持たせるのも有効。
高めの金額を設定できるからです。

大事なのは企業がどんな戦略を持っているのか、日ごろからのヒアリングです。

お客さまに好かれる5ヶ条

  1. 相手の立場で考えられる
  2. 頼みごとをしない
  3. ムダな面談や電話をしない
  4. お客さまに役立つ情報提供をする
  5. 会っても早めに切り上げる

1.相手の立場で考えられる

お客さまを大切にすることです。
お客さまの立場になり「お客さまに良いか、迷惑か」を自問自答です。

売ることばかり考えている人の営業成績は良くなりません。

2.頼みごとをしない

売らないことです。
紹介してもらわないことです。

失敗談があります。

お客さまに軽い気持ちで「どなたか紹介してください」と言ったことがありました。
お客さまは「○○レストランのステーキ、御馳走してくれる?」と言われました。

「自分だけもらおう」と甘えてはいけないのです。
お客さまも誰かお客さまを紹介してもらいたいはず。

紹介営業はさじ加減が難しいですが、前述のようにタイミングを考えれば大丈夫です。

3.ムダな面談や電話をしない

お客さまの時間を奪う行為はNGです。

お客さまは忙しいです。
ノーアポイントは最悪です。
お叱りを受けたこともありました。

たとえノーアポイントでお客さまが話を聞いてくれたとしても、信頼を失っています。
迷惑しながらも、ガマンして付き合ってくれているかもしれないからです。

電話はお客さまの仕事を中断するツール。
緊急の用件ではない限り、電話しないことです(電話好きな人もいますが)。

面談や電話は、相手にメリットがあることが条件です。

4.お客さまに役立つ情報提供をする

会うといつも「何かいい情報ある?」と聞いてくるお客さまがいらっしゃいました。

情報はお土産です。

お客さまに「彼に会うと良い情報が聞ける」と思わせたらラッキーです。

優先的に会ってくれるようになるかもしれません。
情報を欲しがっているお客さまを紹介してくれるかもしれません。

時間がなければ、お客さまが喜びそうな情報(雑誌や週刊誌など)をコピーして持っていくだけでも効果的です。

5.会っても早めに切り上げる

1時間のアポイントでも、用件が済んだら長居しないことです。
雑談も5分以内で切り上げます。

忙しいお客さまが大半なので「得をした」と思ってもらえます。
次回も会ってくれる可能性が高まります。

ビジネス会話の最後の5分間

経営コンサルタントの堀 紘一さんが下記のように述べています。

  • 人との話し合いは「最後の5分間が、もっとも価値がある」
  • 席を立ってエレベーターに向かうまでの30秒間に1時間をかけても取れないような情報を得ることがある

「最後の5分まで気を緩めるな」です。

こちらも気を緩めて、大事なことを話してしまう可能性があるからです。

旅行会社の営業マン「仕事受注・ヒアリング・見積書作成」の流れ

旅行会社の団体営業

 基本的な流れ

  1. メール・電話などで依頼
  2. ヒアリング
  3. 見積書作成

1.メール・電話などで依頼が来る【対応可否の回答】

お客さまからメールや電話などで団体案件の見積依頼が来ます。

見積条件や提出期限を伺い、対応可否を回答します。
お客さまとしても「期日までに見積書を提出してくれるのか」が知りたいところ。

1番好かれる返答は「やります」という即答です。

 キャパオーバーで受けられないときの選択肢

  • 他の人にヘルプを求める
  • 提出期限を延ばしてもらう
  • 断る

期日までに提出することが目的です。

自分だけでは間に合いそうもないときは、最初から他の人にヘルプを求めましょう。

自分がやらなくてもいいのです。
間際になってヘルプを求められても迷惑です。

提出期限の延長を申し出るのは、マイナス評価です。
断られるケースもあるかも知れません。

提出物の質が悪いと「提出期限を延長して、この出来か」と思われる可能性があります。

 断ることは最後の手段

どうしても忙しくて、断るしかない状況もあります。

経験的に言って、一度仕事を断ったらもう二度と仕事は来ません。

「飲み会のように一度断っても、また誘ってもらえる」は、仕事では無いのです。

逆に言うと、取引したくないお客さまは仕事を断ればいいだけです。

ざっくりした金額を聞かれた場合は?

即答は避けるべき。
あとで大きな差額があると信頼を失うからです。

どうしても答えないといけないときは、時間をおいて高めに回答しましょう。

安めに回答しておいて、高い見積書を提出すると高く感じます。

2.ヒアリング【希望内容、予算感】

1番大事です。

ヒアリングができないと「お客さまの希望や予算とは異なるものを提出」の可能性があるからです。

できれば直接お会いして、ヒアリングシートに沿って丁寧にヒアリングしましょう。
ヒアリングシートのテンプレは「旅行会社のヒアリングシートのテンプレート3つ【出張とMICE】」です。

希望と異なる見積書を提出して再見積もりにならないよう、丁寧にご希望を聞き出します。

ヒアリングのアポイントが取れない場合は?

お客さまは忙しいです。
ヒアリングの時間さえないときもあります。

 対処方法は2つ

  • ヒアリングシートをメールして、記入してもらう
  • ヒアリングシートをメールして、電話で確認する

お客さまから詳しい見積条件書が送られている場合は、質問事項をまとめてからメールで確認です。

3.見積書の作成【3パターン&デメリットが大事】

ヒアリングが終われば、航空会社やバス、ホテル、ランドオペレーターなどに見積もりを取ります。
遠慮せずに相見積もりで何社かに問い合わせます。

相見積もりを面倒がってやらないと、良い料金が取れず、適正価格もわかりません。
良い料金が取れないと、仕事を受注できないだけでなくお客さまに「あの旅行会社は高い」というマイナスイメージを植えつけます。

収穫なしです。

相見積もりをするときは決まった「メールフォーム」を使い回しすればOKです。

ポイントは早めに見積もりを依頼すること。
打診が遅れるとすべてが遅れます。

仕事が早い人は、取り掛かるのが早いです。

見積書は3パターン作成し、デメリットを記載する

料金が出そろったら、比較して使用する会社を決めます。

値付けは難しいです。
目標粗利率が決まっている旅行会社もあります。
相見積もりの場合はどれくらいまで料金を下げられるか、ラインを決めて柔軟に対応していきます。

 見積書は3パターンがベスト

2パターンよりも、1パターンか3パターンのどちらかにすべきです。
経験的に、2つだとお客さまは比較感がなく、2択で迫られている印象を持ちます。
納得感を持てません。
4パターン以上だと多すぎて選べません。

3パターンだとお客さまが自分で選ぶ気持ちになってくれます。

各見積もりのメリットとデメリットを記載する

デメリットと一緒に解決策を用意するのがベスト。

解決策がなくてもデメリットを伝えると、以下のメリットがあります。

  • 信用を得られやすい
  • 解決することもある
  • あとでトラブルにならない

デメリットを正直に伝えると信用を得やすいです。
「この人は悪いことは教えてくれる」となるから。

デメリットが見つかったら、信用を得られるチャンスです。

デメリットを伝えるとお客さまから「それはこうすればいいから問題なし」と解決することもあります。

デメリットを記載しないと「こんなこと聞いてなかった」とあとでトラブルです。

デメリットの提示は、メリットがあるので隠さないようにします。

まとめ:小さい仕事ほど大事にして、信頼を積み重ねよう

まとめ:小さい仕事ほど大事にして、信頼を積み重ねよう営業の目的は、信頼を得ることです。

コツコツした信頼を積み重ねです。
仕事は小さければ小さいほど、1つ1つ丁寧に仕上げて、大事にすることです。

天才でもない限り、いきなり大きな仕事は受注できません。

ただ団体案件の見積もり依頼は信頼されている証拠です。
今までのコツコツした積み重ねが、あふれ出してきているのです。

中谷彰宏さんの「お金の不安がなくなる60の方法」で学んだことは3つです。

  • 信用は回数、長さで生まれる
  • 儲からなかったことを何回していたか
  • 儲からない関係をどう続けていけるかが勝負

利益よりも継続的な取引です。

最初から利用予定がなく、料金取りだけのお客さまもいます。
仕事が取れそうなら別ですが、見込みなしなら時間のムダです。
どこかのタイミングで見切りをつけることも大事です。

団体旅行は一度受注できると、またリピートしてくれる確率が高まります。

自戒ですが、まずは目の前の仕事に愚直に取り組み、信頼を積み上げていきます。

以上です。

P.S. 小さな仕事を大事にします。

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