- 「旅行会社の営業で使えるヒアリングシートが欲しい」
- 「旅行会社の営業ではどんなことを聞けばいいんだろう？」
この記事はそんな方へ向けて書いています。
この記事でわかること
- 業務出張のヒアリングシートのテンプレート
- 国内MICEのヒアリングシートのテンプレート
- 海外MICEのヒアリングシートのテンプレート
- 営業のときにお客さまへの質問6選
本記事の信頼性
- 経歴：新卒で旅行社に入社し19年8ヶ月、出張手配・法人営業・添乗
- おもな仕事：国内・海外問わず手配（出張や団体旅行）、営業、添乗
- 添乗経験：国内・海外合わせて100本で、一般団体・教育旅行・視察旅行
経験のない仕事は、店舗カウンターやインバウンド、パッケージ商品造成、教育旅行あたりです。
修学旅行の添乗でサイパンに行ったこともありますが、部署が変わってからは教育旅行からは遠のいています。
本記事では、旅行会社の営業マン向けのヒアリングシートを3つ紹介します。
この記事で紹介する「ヒアリングシート」を使えば、誰でも簡単かつ丁寧なヒアリングが可能です。
なぜなら、私は旅行会社の営業マンとして5年以上使い続け、聞き漏れがなくなったからです。
記事後半では、営業マン向けに営業時にお客さまに聞くことを6つまとめました。
Contents
旅行会社のヒアリングシートのテンプレート3つ【出張、MICE】
ヒアリングシートを3つ紹介します。
・業務出張用
・国内MICE用
・海外MICE用
順番に掲載します。
業務出張のヒアリングシートのテンプレート
業務出張のヒアリングシート
| 業務出張のヒアリングシート | |
| 企業名 | |
| 部署 | |
| 担当者名 | |
| 役職 | |
| 所在地 | |
| 連絡先 | |
| 本社所在地 | |
| 支社・支店 | |
| 出張手配状況 | |
| 出張手配の現状 | 出張者自身で手配している ／ 部署内の事務担当がまとめて手配している ／ 総務で取りまとめて手配している |
| 利用旅行会社 | 会社で旅行会社を指定されていない ／ 会社で旅行会社を指定されている（旅行会社名： ） |
| BTMシステムの利用状況 | BTMシステムを利用していない ／ BTMシステムを利用している（システム名： ） |
| 【BTMシステムの一例】JTB「Bzit」「J's Navi Neo、Jr」、JTB-CWT「B+PLUS」、HIS「BTMシステム」、近畿日本ツーリスト「BTMセレクト」、日本旅行「出張なび」（無料版／有料版）、阪神阪急トラベル「HBT Navi」、ベネフィットワン「出張ステーション」、イオンコンパス「BTコンパス」、トッパン「iTOS」、エムハート「MELON」、NOE「C-Five」、ビジネストラベルジャパン「BIZ-TRAD、ジュピター」、エムオーツーリスト「BTMシステム」、マイナビ「BTMシステム」、その他BTMシステム | |
| コーポレート契約（国内） | JAL online／ANA@desk／エクスプレスカード（JR東海）／じゃらん／楽天 |
| コーポレート契約（海外） | 航空会社別企業レート |
| 出張旅費（または比率） | 全体 月平均 万円 名 ／ 年平均 万円 名 |
| 国内 月平均 万円 名 ／ 年平均 万円 名 | |
| 海外 月平均 万円 名 ／ 年平均 万円 名 | |
| 手配詳細（国内） | （JR）利用主要路線： 〜 区間 〜 区間 |
| （JR）利用券種： 個札 ・ 回数券 | |
| （AIR）利用主要路線： 〜 区間 〜 区間 | |
| （AIR）利用券種： 変更不可（特割・早割・パッケージなど）・変更可能（往復割引／普通） | |
| 宿泊料金の規定： 役職別・方面別 1泊あたり | |
| 手配詳細（海外） | 利用主要方面・都市： |
| 航空利用クラスの規定： 役職別・方面別 | |
| 宿泊料金の規定： 役職別・方面別 1泊あたり | |
| その他 | 先方企業のご希望、宿題、確認事項などを記入 |
国内MICEのヒアリングシートのテンプレート
国内MICEのヒアリングシート
| 国内MICEヒアリングシート | |
| 団体名 | |
| 代表者 | |
| 住所・連絡先 | |
| 旅行日程 | |
| 参加人数 | 大人 名（男性 名／女性 名）、 小人 名、 幼児 名 合計 名 |
| 予算 | |
| 行き先・方面（希望） | |
| 旅行目的 | 社員旅行・親睦旅行・視察旅行・報奨旅行・会議・その他（ ） |
| 見積もり期限 | |
| 見積もり希望パターン数 | |
| 利用交通機関 | 貸切バス（大型・中型・小型・マイクロバス）・飛行機・JR・私鉄・船・その他（ ） |
| 交通機関メモ | 集合場所 |
| バス配車時間（ 時 分） | |
| バス出発時間（ 時 分） | |
| 帰着希望時間（ 時 分） | |
| 貸切バス台数（ 台） | |
| 貸切バスへの事前積み込みの有無 | |
| 貸切バスの希望事項（ガイド付・なし、サロン仕様、トイレ付、ビンゴ付、カラオケ付、ビールサーバー付） | |
| 貸切バスのフロントガラスへ張り出すステッカー名『 』 | |
| 宿泊場所（希望） | 旅館・ホテル・温泉・市街地・リゾート・その他（ ） |
| 宿泊場所メモ | １泊2食付、朝食付、食事なし |
| ホテルランク（ハイクラス、スタンダード、エコノミー） | |
| 希望客室数 室 禁煙・喫煙 | |
| 部屋割希望（ 名1室ご利用 × 部屋数） ※VIP用の部屋の有無 ※眺望の希望 | |
| 宴会場（和宴・洋宴・その他） ※飲み放題有無 ※上座有無 ※舞台付の有無 ※カラオケの有無 ※料理ランク | |
| 宴会開始時間（ 時 分） ※太鼓ショーなどのアトラクションの有無 ※女将、支配人の挨拶有無 | |
| 会議室の有無（マイク、ホワイトボード、プロジェクター、スクール形式、ロの字、コの字） | |
| 二次会の有無 | |
| 大浴場／露天風呂の有無 | |
| 食事場所（希望） | 和食・洋食・中華・バイキング・BBQ・その他（ ） |
| 食事場所メモ | 椅子テーブル、座敷、指定なし |
| 個室希望 | |
| 席割の有無 | |
| アレルギーの有無 | |
| 観光地（希望） | 体験・散策・自然景観・テーマパーク・寺社仏閣・工場・その他（ ） |
| 観光地メモ | |
| 旅行傷害保険 | ・加入する（希望プラン 円） ・加入しない |
| 添乗員 | ・必要 ・必要なし |
| 支払いについて | ・全額前金 ・一部前金 ・全額後払い |
| その他の希望事項・注意点 |
|
海外MICEのヒアリングシートのテンプレート
海外MICEのヒアリングシート
| 海外MICEヒアリングシート | |
| 団体名 | |
| 代表者 | |
| 住所・連絡先 | |
| 旅行日程 | 第1希望 |
| 第2希望 | |
| 第3希望 | |
| 参加人数 | 大人 名（男性 名／女性 名）、 小人 名、 幼児 名 合計 名 |
| 予算 | 円（国内空港使用料・現地空港諸税・燃油特別付加運賃 込・別） |
| 行き先・方面（希望） | |
| 旅行目的 | 社員旅行・親睦旅行・視察旅行・報奨旅行・会議・その他（ ） |
| 見積もり期限 | |
| 見積もり希望パターン数 | |
| 利用航空会社 | 第1希望 第2希望 第3希望 |
| 交通機関メモ | 東京発は羽田発着・成田発着 |
| 日本出発時間帯（朝・昼・夕・夜） 現地出発時間帯（朝・昼・夕・夜） | |
| 他都市発着（関西、中部など） 日本国内線の手配有無（札幌、福岡、仙台など） | |
| 日本国内のJR手配の有無 | |
| 希望乗り継ぎ都市の有無 | |
| 搭乗クラス（エコノミー、プレミアムエコノミー、ビジネス、ファースト） | |
| 宿泊ホテル | 希望指定ホテル（都市名： ホテル名： ） |
| 希望指定ホテル（都市名： ホテル名： ） | |
| 希望指定ホテル（都市名： ホテル名： ） | |
| 宿泊場所メモ | 希望ホテルランク エコノミー（2つ星）、スタンダード（3つ星）、スーペリア（4つ星）、ハイクラス（5つ星） |
| 希望ロケーション 駅周辺、空港周辺、その他希望（ ） | |
| 必要客室数 シングル 室、 ツイン 室、 ダブル 室、 トリプル 室 | |
| ※VIP用の部屋の有無 ※眺望の希望 | |
| 喫煙希望 シングル 室、 ツイン 室、 ダブル 室、 トリプル 室 | |
| 食事 | 朝食（ ）回、 昼食（ ）回、 夕食（ ）回 |
| 食事場所メモ | 除外希望料理（アレルギーなど）： |
| 食事代・飲み物代の負担： | |
| ※オーガナイザー主催の食事会やサヨナラパーティの有無 | |
| 観光地（希望） | |
| 観光地メモ | 体験・散策・自然景観・テーマパーク・寺社仏閣・美術館・工場・その他（ ） |
| 旅行傷害保険 | ・加入する（希望プラン 円） ・加入しない |
| 添乗員 | ・必要 ・必要なし |
| 添乗員不在の場合 | ・現地日本語ガイド ・現地英語ガイド |
| 支払いについて | ・全額前金 ・一部前金 ・全額後払い |
| その他の希望事項・注意点 |
|
【営業のとき】お客さまへの質問６選
会社の先輩から「営業のとき、お客さまに会ったらこれをまず聞きなさい」と教えられた質問を6つまとめました。
1．最近の出張状況
2．競合他社の確認
3．お客さまの取引企業
4．今後の海外・国内の展開
5．新入社員の有無
6．困っていること
基本的には「今までと、これから」を伺います。
1．最近の出張状況
「どの辺に出張で行っているのか」の営業のときのさわり（導入質問）です。
行き先、航空会社、宿泊ホテル、出張目的などの情報が得られることもあります。
今までと、これからの出張（国内、海外）、MICE（国内、海外）の有無を確認します。
2．競合他社の確認
出入りしている旅行会社がわかれば、その旅行社の手数料などの金額の目安がついたり、強い弱いがわかることもあります。
こちらの戦略が立てやすくなります。
3．お客さまの取引企業
紹介へつなげるための質問です。
4．今後の海外・国内の展開
お客さまへの今後の営業方針を決める、意外と大事な質問です。
ざっくりと大きな話になることもあり、その場で宿題をもらえるケースもあります。
5．新入社員の有無
聞く時期は限られますが「新入社員研修の確認」につなげる常套句です。
6．困っていること
問題発見につなげる質問ですが「御用聞き」の感じがする言葉ですので、あまり使いませんでした。
逆に「○○（企業名）さまでは、海外事業がうまくいきすぎて羨ましいです」などと、「こちらの力は不要でしょう」のように持ち上げることで、「いえいえ、そんなことはないですよ。○○では穴が空いていて大変なんです」と問題をポロッと聞き出す手法もあります。
あまり使ったことがないですが、高等テクニックと教わりました。
以上の6つの質問で何かしらの情報が得られます。
補足：お客さまを記録しておくこと
営業色満載の営業は好きじゃないです。
終始、雑談で終わって「今日は何しにきたんだっけ」くらいが理想です。
大事なのは、お客さまとの会話の内容、訪問日時、渡した書類・チケットの内容を簡単に日記のように記録しておくことです。
メリットは以下のとおり。
・次回の雑談ネタになる
・お客さまが喜ぶかも
・引き継ぎがラクになる
会話の内容を覚えていてくれるとそれだけで嬉しいはずです（少なくとも私は）。
記録があれば、担当替えのときも後任者にデータで渡せば、今までその企業にどう接してきたかとか、お客さまがどんな人かすぐわかります（使うか使わないかはその人次第ですが）。
企業別マニュアルと一緒に渡せば、引き継ぎは一瞬で完了します。
まとめ：ヒアリングシートのテンプレートを活用し、問題を発見をしよう
営業マンの仕事は問題解決です。
問題を解決するためには、問題を発見しなくてはなりません。
問題を発見するために必要なことは、聞くことです。
丁寧なヒアリングなのです。
ヒアリングシートを使って、お客さまの問題を発見しましょう。
営業マンの仕事は、聞くことです。
聞いてからの、問題解決なのです。
以上です。
P.S. ヒアリングシートを使って、丁寧にヒアリングしよう。
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