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旅行会社のヒアリングシートのテンプレート3つ【出張とMICE】

2020年2月18日

旅行会社のヒアリングシートのテンプレート3つ【出張、MICE】
  • 「旅行会社の営業で使えるヒアリングシートが欲しい」
  • 「旅行会社の営業ではどんなことを聞けばいいんだろう?」

この記事はそんな方へ向けて書いています。

 この記事でわかること

  • 業務出張のヒアリングシートのテンプレート
  • 国内MICEのヒアリングシートのテンプレート
  • 海外MICEのヒアリングシートのテンプレート
  • 営業のときにお客さまへの質問6選

 本記事の信頼性

  • 経歴:新卒で旅行社に入社し19年8ヶ月、出張手配×法人営業×添乗
  • おもな仕事:国内・海外問わず手配(出張や団体旅行)、営業、添乗
  • 添乗経験:国内・海外合わせて100本で、一般団体・教育旅行・視察旅行

経験のない仕事は、店舗カウンターやインバウンド、パッケージ商品造成、教育旅行あたりです。
修学旅行の添乗でサイパンに行ったこともありますが、部署が変わってからは教育旅行からは遠のいています。

本記事では、旅行会社の営業マン向けのヒアリングシートを3つ紹介します。

この記事で紹介する「ヒアリングシート」を使えば、誰でも簡単かつ丁寧なヒアリングが可能です。
なぜなら、私は旅行会社の営業マンとして5年以上使い続け、聞き漏れがなくなったからです。

記事後半では、営業マン向けに営業時にお客さまに聞くことを6つまとめました。

旅行会社のヒアリングシートのテンプレート3つ【出張とMICE】

旅行会社のヒアリングシートのテンプレート3つ【出張とMICE】

ヒアリングシートを3つ紹介します。

  • 業務出張用
  • 国内MICE用
  • 海外MICE用

順番に掲載します。

業務出張のヒアリングシートのテンプレート

 業務出張のヒアリングシート

業務出張のヒアリングシート
企業名  
部署  
担当者名  
役職  
所在地  
連絡先  
本社所在地  
支社・支店  
出張手配状況
出張手配の現状 出張者自身で手配している / 部署内の事務担当がまとめて手配している / 総務で取りまとめて手配している
利用旅行会社 会社で旅行会社を指定されていない / 会社で旅行会社を指定されている(旅行会社名:           )
BTMシステムの利用状況 BTMシステムを利用していない / BTMシステムを利用している(システム名:                )
  【BTMシステムの一例】JTB「Bzit」「J's Navi Neo、Jr」、JTB-CWT「B+PLUS」、HIS「BTMシステム」、近畿日本ツーリスト「BTMセレクト」、日本旅行「出張なび」(無料版/有料版)、阪神阪急トラベル「HBT Navi」、ベネフィットワン「出張ステーション」、イオンコンパス「BTコンパス」、トッパン「iTOS」、エムハート「MELON」、NOE「C-Five」、ビジネストラベルジャパン「BIZ-TRAD、ジュピター」、エムオーツーリスト「BTMシステム」、マイナビ「BTMシステム」、その他BTMシステム
コーポレート契約(国内) JAL online/ANA@desk/エクスプレスカード(JR東海)/じゃらん/楽天
コーポレート契約(海外) 航空会社別企業レート
出張旅費(または比率) 全体 月平均   万円   名 / 年平均   万円   名
  国内 月平均   万円   名 / 年平均   万円   名
  海外 月平均   万円   名 / 年平均   万円   名
手配詳細(国内) (JR)利用主要路線:     〜     区間     〜     区間
  (JR)利用券種: 個札 ・ 回数券
  (AIR)利用主要路線:     〜     区間     〜     区間
  (AIR)利用券種: 変更不可(特割・早割・パッケージなど)・変更可能(往復割引/普通)
  宿泊料金の規定: 役職別・方面別 1泊あたり
手配詳細(海外) 利用主要方面・都市:
  航空利用クラスの規定: 役職別・方面別
  宿泊料金の規定: 役職別・方面別 1泊あたり
その他 先方企業のご希望、宿題、確認事項などを記入
   

国内MICEのヒアリングシートのテンプレート

 国内MICEのヒアリングシート

国内MICEヒアリングシート
団体名  
代表者  
住所・連絡先  
旅行日程  
参加人数 大人  名(男性  名/女性  名)、 小人  名、 幼児  名   合計  名
予算  
行き先・方面(希望)  
旅行目的 社員旅行・親睦旅行・視察旅行・報奨旅行・会議・その他(                         )
見積もり期限  
見積もり希望パターン数  
利用交通機関 貸切バス(大型・中型・小型・マイクロバス)・飛行機・JR・私鉄・船・その他(               )
交通機関メモ 集合場所
  バス配車時間(   時   分)
  バス出発時間(   時   分)
  帰着希望時間(   時   分)
  貸切バス台数(       台)
  貸切バスへの事前積み込みの有無
  貸切バスの希望事項(ガイド付・なし、サロン仕様、トイレ付、ビンゴ付、カラオケ付、ビールサーバー付)
  貸切バスのフロントガラスへ張り出すステッカー名「                        」
宿泊場所(希望) 旅館・ホテル・温泉・市街地・リゾート・その他(                             )
宿泊場所メモ 1泊2食付、朝食付、食事なし
  ホテルランク(ハイクラス、スタンダード、エコノミー)
  希望客室数   室   禁煙・喫煙
  部屋割希望(   名1室ご利用 ×    部屋数)  ※VIP用の部屋の有無   ※眺望の希望
  宴会場(和宴・洋宴・その他) ※飲み放題有無 ※上座有無 ※舞台付の有無 ※カラオケの有無 ※料理ランク
  宴会開始時間(  時  分) ※太鼓ショーなどのアトラクションの有無 ※女将、支配人の挨拶有無
  会議室の有無(マイク、ホワイトボード、プロジェクター、スクール形式、ロの字、コの字)
  二次会の有無
  大浴場/露天風呂の有無
食事場所(希望) 和食・洋食・中華・バイキング・BBQ・その他(                           )
食事場所メモ 椅子テーブル、座敷、指定なし
  個室希望
  席割の有無
  アレルギーの有無
観光地(希望) 体験・散策・自然景観・テーマパーク・寺社仏閣・工場・その他(                   )
観光地メモ  
旅行傷害保険 ・加入する(希望プラン   円) ・加入しない
 添乗員 ・必要     ・必要なし
支払いについて ・全額前金   ・一部前金   ・全額後払い
その他の希望事項・注意点  

海外MICEのヒアリングシートのテンプレート

 海外MICEのヒアリングシート

海外MICEヒアリングシート
団体名  
代表者  
住所・連絡先  
旅行日程 第1希望
  第2希望
  第3希望
参加人数 大人  名(男性  名/女性  名)、 小人  名、 幼児  名   合計  名
予算               円(国内空港使用料・現地空港諸税・燃油特別付加運賃 込・別)
行き先・方面(希望)  
旅行目的 社員旅行・親睦旅行・視察旅行・報奨旅行・会議・その他(                         )
見積もり期限  
見積もり希望パターン数  
利用航空会社 第1希望        第2希望         第3希望
交通機関メモ 東京発は羽田発着・成田発着
  日本出発時間帯(朝・昼・夕・夜)            現地出発時間帯(朝・昼・夕・夜)
  他都市発着(関西、中部など)           日本国内線の手配有無(札幌、福岡、仙台など)
  日本国内のJR手配の有無
  希望乗り継ぎ都市の有無
  搭乗クラス(エコノミー、プレミアムエコノミー、ビジネス、ファースト)
宿泊ホテル 希望指定ホテル(都市名:          ホテル名:                     )
  希望指定ホテル(都市名:          ホテル名:                     )
  希望指定ホテル(都市名:          ホテル名:                     )
宿泊場所メモ 希望ホテルランク  エコノミー(2つ星)、スタンダード(3つ星)、スーペリア(4つ星)、ハイクラス(5つ星)
  希望ロケーション  駅周辺、空港周辺、その他希望(                          )
  必要客室数   シングル  室、   ツイン  室、  ダブル  室、  トリプル  室
  ※VIP用の部屋の有無   ※眺望の希望
  喫煙希望    シングル  室、   ツイン  室、  ダブル  室、  トリプル  室
食事 朝食(   )回、   昼食(   )回、  夕食(   )回
食事場所メモ 除外希望料理(アレルギーなど):
  食事代・飲み物代の負担:
  ※オーガナイザー主催の食事会やサヨナラパーティの有無
観光地(希望)  
観光地メモ 体験・散策・自然景観・テーマパーク・寺社仏閣・美術館・工場・その他(                   )
旅行傷害保険 ・加入する(希望プラン   円) ・加入しない
添乗員 ・必要     ・必要なし
添乗員不在の場合 ・現地日本語ガイド         ・現地英語ガイド
支払いについて ・全額前金   ・一部前金   ・全額後払い
その他の希望事項・注意点  

【営業のとき】お客さまへの質問6選

【営業のとき】お客さまへの質問6選

会社の先輩から「営業のとき、お客さまに会ったらこれをまず聞きなさい」と教えられた質問を6つまとめました。

  1. 最近の出張状況
  2. 競合他社の確認
  3. お客さまの取引企業
  4. 今後の海外・国内の展開
  5. 新入社員の有無
  6. 困っていること

基本的には「今までと、これから」を伺います。

1.最近の出張状況

「どの辺に出張で行っているのか」の営業のときのさわり(導入質問)です。
行き先、航空会社、宿泊ホテル、出張目的などの情報が得られることもあります。

今までと、これからの出張(国内、海外)、MICE(国内、海外)の有無を確認します。

2.競合他社の確認

出入りしている旅行会社がわかれば、その旅行社の手数料などの金額の目安がついたり、強い弱いがわかることもあります。
こちらの戦略が立てやすくなります。

3.お客さまの取引企業

紹介へつなげるための質問です。

4.今後の海外・国内の展開

お客さまへの今後の営業方針を決める、意外と大事な質問です。
ざっくりと大きな話になることもあり、その場で宿題をもらえるケースもあります。

5.新入社員の有無

聞く時期は限られますが「新入社員研修の確認」につなげる常套句です。

6.困っていること

問題発見につなげる質問ですが「御用聞き」の感じがする言葉ですので、あまり使いませんでした。

逆に「○○(企業名)さまでは、海外事業がうまくいきすぎて羨ましいです」などと、「こちらの力は不要でしょう」のように持ち上げることで、「いえいえ、そんなことはないですよ。○○では穴が空いていて大変なんです」と問題をポロッと聞き出す手法もあります。

あまり使ったことがないですが、高等テクニックと教わりました。

以上の6つの質問で何かしらの情報が得られます。

補足:お客さまを記録しておくこと

営業色満載の営業は好きじゃないです。
終始、雑談で終わって「今日は何しにきたんだっけ」くらいが理想です。

大事なのは、お客さまとの会話の内容、訪問日時、渡した書類・チケットの内容を簡単に日記のように記録しておくことです。

メリットは以下のとおり。

  • 次回の雑談ネタになる
  • お客さまが喜ぶかも
  • 引き継ぎがラクになる

会話の内容を覚えていてくれるとそれだけで嬉しいはずです(少なくとも私は)。

記録があれば、担当替えのときも後任者にデータで渡せば、今までその企業にどう接してきたかとか、お客さまがどんな人かすぐわかります(使うか使わないかはその人次第ですが)。
企業別マニュアルと一緒に渡せば、引き継ぎは一瞬で完了します。

まとめ:ヒアリングシートのテンプレートを活用し、問題を発見をしよう

まとめ:ヒアリングシートのテンプレートを活用し、問題を発見をしよう

営業マンの仕事は問題解決です。

問題を解決するためには、問題を発見しなくてはなりません。
問題を発見するために必要なことは、聞くことです。

丁寧なヒアリングなのです。
ヒアリングシートを使って、お客さまの問題を発見しましょう。

営業マンの仕事は、聞くことです。
聞いてからの、問題解決なのです。

以上です。

P.S. ヒアリングシートを使って、丁寧にヒアリングしよう。

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