添乗をする 添乗ノウハウ

【海外添乗】出発前の打ち合わせを解説【確認チェックリストあり】

海外添乗員の打ち合わせ

親愛なる君へ

  • 「海外添乗が決まりました。出発前に旅行会社で打ち合わせをしますが、何をするのか知りたい」

この記事は、募集型企画旅行に添乗する方へ向けて書いています。

 この記事でわかること

・海外添乗の打ち合わせですること2つ
・手配内容の確認チェックリスト
・添乗員の持ち物チェックリスト

 本記事の信頼性

✔︎ 経歴:新卒で旅行会社に入社し18年間、法人営業を担当。
✔︎ 保有資格:総合旅行業務取扱管理者、総合旅程管理主任者。

本記事を書いている私の添乗経験は、国内・海外問わず100本ほど。
一般団体・教育旅行・視察旅行の添乗を経験してきました。

本記事では、海外添乗の出発前の打ち合わせを解説します。

この記事を読むことで、打ち合わせの内容と、手配内容の確認すべきことがわかります。

こーいち
手配内容の確認リストを設けましたので、ぜひご覧ください。

【海外添乗】出発前の打ち合わせを解説

海外添乗員の打ち合わせ

海外添乗の打ち合わせで引き継ぐことは2つです。

1.お客さまについて
2.ツアーについて

添乗業務の基本的な流れ

まず募集型企画旅行の添乗の流れは、以下のとおり。

① 日頃の準備
② 添乗指示を受ける
③ ツアー内容の把握
④ 打ち合わせ(2週間前〜3日前)
⑤ 挨拶コール(ツアーによる)
⑥ 添乗
⑦ 報告・精算
⑧ 次への準備

3日くらい前までには、旅行会社の手配担当者と打ち合わせをします。

あらゆる場面を想定して必要なことを質問をして、聞き出します。
打ち合わせに時間をかけると、添乗がよりスムーズになります。

徹底した準備が、下記添乗を可能します。

・トラブルが少ない
・事故の被害が少ない
・お客さまが満足する

こーいち
準備が必須条件です。

1.お客さまについて確認するポイント

個々のお客さまについては、必要な範囲で把握しておきます。
個人情報ですので取り扱い注意です。

 確認するポイント

1.グループ構成、お互いの関係、年齢、性別、生年月日、職業、査証の要・不要
2.住所、緊急連絡先
3.特に配慮すべきこと、依頼事項など(アレルギーや薬関係、通路側・窓側、歩きたくない、など)
4.過去のツアー参加記録(どんなツアーに参加したのか、トラブルは?)

事前に説明会がある場合は、出席しておくと良いです。

2.ツアーについて確認するポイント

 確認ポイントは3つ

1.旅行条件
2.手配内容
3.旅行内容

順番に解説します。

1.旅行条件

募集パンフレットは大事です。
なぜなら、契約書面と同じだからです。

こーいち
募集パンフレットで、お客さまに約束しているものを把握します。

2.手配内容

手配内容、手配条件の確認です。

・手配書面
・手配条件書面
・バウチャーなど

✔︎ 手配書面および手配条件書面

手配されている内容と、条件を記載した書面です。
最終日程表はその一つなので重要です。

✔︎ バウチャーなど

契約書面、確定書面(最終日程表など)を照らし合わせ、確認します。
不明点、疑問点はこの時点で解消していきます。

✔︎ 問題は「手配未完了部分」についてです

1.今後の措置
2.手配できなかった場合の代替案
3.お客さまへの説明内容

ため息が出る場面です。
どうしても手配できず出発する募集ツアーもあるのです。

こーいち
添乗員が現場で処理をしなくてはなりません。
こーいち
『セカンドクラスの添乗員』では「打ち合わせのため息の数でツアーの成否が決まる」といいます。

3.旅行内容

集合から解散までの全日程を読み込みます。
実際に地図を広げたりして、添乗するイメージで読み込みます。

たとえば、「この観光地は○○分必要だが、この行程でホテル18時に到着できるか」など。

天候などで観光地が見れない、乗れない、行けない場合の代替案について確認しておくことも重要です。

なお、お客さまに挨拶コールをする募集ツアーもあります。
詳しくは下記記事で解説しています。
»【簡潔】添乗員の挨拶コールで、お客さまへ伝えること【例文と想定される質問も解説】

次では、「手配内容の確認」について深掘りします。

手配内容の確認【チェックリストあり】

海外添乗員の打ち合わせ

手配ミスがないか確認するのが大事です。

 チェックリスト

1.最終日程
2.フライト
3.鉄道、船
4.地上手配
5.トランスファー
6.ホテルの宿泊施設
7.ルーミング
8.食事
9.観光
10.買い物
11.オプショナルツアー
12.ポータレッジ、チップ
13.バウチャー
14.航空券
15.途中参加、離団
16.携行金と支払い
17.保険

順番に解説します。

1.最終日程

全体的な運行状況、空港・ホテル間の移動所要時間、観光日・自由行動日の時間配分、訪問地の祝祭日など。

こーいち
各国独自の祝日があるので注意です。

2.フライト

便名、発着時間、空港名、所要時間、機内食、乗り継ぎの有無・方法など。

3.鉄道、船

列車番号、発着時間、駅・港名、所要時間、等級などの確認。
乗車券・乗船券は誰から受け取るのか確認。

4.地上手配

以下のとおり。

・ランドオペレーターの手配
・自社の直接手配
・添乗員が現地で行う手配

地上手配には、現地のトランスファー、ホテル、食事、観光など飛行機以外のことが含まれます。

5.トランスファー

以下のとおり。

・現地手配業者の名前
・現地係員による送迎の有無
・バス会社名、バスの種類

空港や駅におけるポータレッジや、ドライバーチップは添乗員の支払いかどうかなども確認。

・大型バスの座席数は43から45くらい
・中型バスには35席くらいのものあり
・マイクロバスは10から15席くらい

6.ホテルの宿泊施設

以下のとおり。

・ホテルの種類、グレード、位置
・予約してある部屋の種類、部屋割
・部屋の位置、眺望
・本館、新館などの建物
・バスタブ付き、またはシャワーのみか
・ポーターのチップは添乗員払いか

7.ルーミング

一般的にはツインルームを使用します。
1人部屋の希望者を確認しておきます。

8.食事

以下のとおり。

・食事の回数
・食事の内容
・チップについて

食事が含まれていない場合は、お客さまへの情報提供が必要です。

・有名レストラン
・名物料理、価格
・中華、日本食の情報

機内食の有無も確認します。

こーいち
同じ料理が続かないことが大事ですね。

9.観光

以下のとおり。

・観光ルート
・下車場所
・観光時間
・日本語ガイドか
・入場料は添乗員払いか?
・ガイド、ドライバーチップは?

10.買い物

旅行の楽しみの一つに「買い物」があります。
確認事項は以下のとおり。

・各都市の特産品
・有名土産店
・有名店の名前、場所、営業時間

ショッピングの案内をいつするかは、日程との兼ね合いになります。

11.オプショナルツアー

以下のとおり。

・いつ、どこで、どのようなツアーが可能か?
・すでに手配されているのか?
・現地で発表して集客、催行するのか?
・誰が主催者か、最少最高人員、バスとガイドの手配、販売価格とランドオペレーターへの支払額

現地での参加人数を予測して手配をしておき、現地で発表・募集するツアーもあります。

こーいち
現地でお客さまの希望により突発的に手配する場合もあります。

12.ポータレッジ、チップ

下記は添乗員が支払うのか、ランドオペレーターが支払うのか、確認します。

・空港やホテルでのポーターへの支払い
・ガイド、ドライバー、ウエイター、ウエイトレスなどへのチップ

13.バウチャー

自社発行のバウチャーや、ランドオペレーター発行のバウチャーを使用する場合があります。

確認事項は、以下のとおり。

・ランドオペレーターの社名
・住所、電話番号、団体名、人数
・提供されるサービスの内容
・送迎係員とポータレッジの有無

ホテル宛の場合は、以下のとおり。

・部屋の数、種類
・食事、ポータレッジの有無

レストラン宛の場合は、以下のとおり。

・人数
・時間
・食事内容

バス会社宛の場合は、以下のとおり。

・配車時間
・使用区間
・バスの種類

ランドオペレーター発行のバウチャーは、日本出発前か最初の到着地で受け取り、その後各地で使用していきます。

14.航空券

券面記載事項を確認します。
以下のとおり。

・氏名
・航空会社
・月日、便名、区間
・運賃種別、クラス
・出発時刻、予約状況(座席)
・無料手荷物許容量

1枚1枚、確認します。
氏名のスペルがパスポートと1字でも違うと登場できませんので注意です。

ストライキ、悪天候、病人発生など旅程を余儀なく変更せざるを得ない場合もあります。
運賃・規則の基礎的な知識は身につけておいて損はしません。

15.途中参加、離団

離団者がいる場合には、離団・再合流の日時と場所、別行動中の連絡場所、その間のスケジュールを控えます。

必要な手配状況がどうなっているのかも確認しておかないと、ツアーに支障をきたす恐れがあります。
旅行費用の変更にも注意します。

16.携行金と支払い

以下のとおり。

・携行金
・支払い先
・支払額の明細確認

17.保険

以下のとおり。

・旅行傷害保険は自社加入か
・お客さま自信で加入しているのか

添乗員の持ち物を確認

海外添乗員の打ち合わせ

 添乗員の持ち物

1.お客さまとの契約関係
2.手配関係
3.収支関係
4.報告関係
5.お客さまへお渡しするもの
6.その他

順番に解説します。

1.お客さまとの契約関係

・契約書面
・確定書面(最終日程表など)

2.手配関係

① 手配書面、手配条件書面
② ルーミングリスト、座席割表
③ 緊急連絡先(旅行会社、現地ランドオペレーター)
④ 参加者名簿
⑤ 宿泊施設からの部屋割表
⑥ バウチャー、予約確認書
⑦ 資料(宿泊施設・平面図、周辺図、空港内のマップ、時刻表、地図など)

3.収支関係

① 携行金
② 携行金支払基準書面
③ 収受金リスト

4.報告関係

① 添乗報告書
② 携行金収支明細書
③ 事故・トラブル報告書

5.お客さまへお渡しするもの

① 部屋割カード(あれば)
② ツアータッグ
③ ツアーバッジ、ワッペン
④ アンケート用紙

6.その他

① 旗
② 名札
③ 掲示用紙
④ 名刺
⑤ ステッカー
⑥ 電卓
⑦ 文房具(油性マジックペン、セロハンテープ、メモ用紙、修正テープなど)
⑧ 携帯電話
⑨ 総合旅程管理主任者証

【まとめ】打ち合わせ・手配確認のあとは、訪問国の勉強をしよう

海外添乗員の打ち合わせ

【まとめ】海外添乗での打ち合わせで確認すること【優先順】

1.最終日程表と手配内容
2.手配依頼先、緊急依頼先
3.バウチャー・航空券などのチケット類
4.支払い方法
5.オプショナルツアー
6.参加者名簿、お客さまの留意点
7.パンフレットで約束していること(紅葉の状況など)
8.観光地の代替案
9.別行動者・離団者の有無および扱い方
10.未手配・未回答事項

訪問国の勉強も大事です。
以下のとおり。

1.気候
2.地理、歴史
3.国情
4.宗教、風俗、習慣、マナー
5.治安、衛生状況
6.出入国手続き、通過、時差、国際電話、郵便
7.ホテル、レストラン、飲料水
8.美術館、博物館、テーマパーク、文化遺跡
9.土産品、買い物、銀行
10.劇場、ショー、ナイトライフ
11.自由行動の過ごし方
12.最近話題のニュース
13.地図、ガイドブック、パンフレット

先輩添乗員のレポートや資料などを活用して、準備に注力します。
細心の注意を払った準備と勉強が、ツアーの成否にかかわるのです。

事前の勉強のやり方がわからない方は、下記書籍が有益です。
図書館や映画の活用法、役立つ本の情報が参考になります。

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こーいちより

P.S. 訪問国の勉強をしよう。

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