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【仕事を抱え込む人へ】仕事を一人で抱え込まないで【3つの失敗談あり】

2019年11月12日

仕事抱え込まず

親愛なる君へ

  • 「仕事を一人で抱え込んでしまう」
  • 「人に仕事を任せられなくて苦しい」
  • 「無理をして一人で頑張ってしまう」

この記事はそんな方へ向けて書いています。

下記ツイートをしました。

会社員時代、仕事は一人で抱え込みがちでした
すべて一人で抱えて「感謝されない。誰も助けてくれない」と思っていました
今、休職して会社から離れた立場で考えてみると、当時の自分が滑稽です
なぜあんなにも仕事を離さなかったのか
仕事は任せる、助けてもらう
それが会社で働くメリットですね

 この記事でわかること

・仕事を抱え込む負のループ、正のループ
・仕事を抱え込まない2つの理由
・仕事を抱え込んだ3つの失敗談

 本記事の信頼性

✔︎ 経歴:新卒で旅行会社に入社し18年間、法人営業を担当。

本記事を書いている私は、18年間、仕事を一人で抱えこんでいました。
つねに消耗し、いつも悲惨な顔になっていた社畜です。

本記事は、いつも仕事を抱え込む当時の自分に向けて書いていきます。

記事の後半では、仕事を抱え込まないほうがいい2つの理由と3つの失敗談を解説します。

こーいち
私のような失敗談は避けてください。

【仕事を抱え込む人へ】仕事を一人で抱え込まないで【負のループと正のループ】

仕事は一人で抱えずに

仕事は一人で抱え込まないで、他の人に任せましょう。

1.仕事を一人で抱えると、負のループが待っている

仕事を一人で抱えても、負のループしかありません。

なぜなら、キャパオーバーになるから。

 負のループは、以下のとおり。

1.キャパオーバーで仕事が回らなくなり、ミスが発生しやすくなる。
2.ミスがクレームにつながり、クレーム処理に時間がかかる。
3.クレーム処理のために、他の仕事をする時間がなくなる。
4.1に戻る。

仕事を人に任せるか、残業や休日出勤で時間を増やさない限り、負のループからは抜け出せません。

残業や休日出勤は、費用や体力の面で損失が大きいため現実的ではありません。
その場しのぎです。

体験談

会社員時代、一人で仕事を抱えて、負のループから抜けられませんでした。
クレームが次から次に発生すると、完全に鬱です。
解決しない限り、クレームで頭がいっぱいになります。
例えるなら、いろんな種類の皿を一人で回していたが、皿の数が増えすぎて、皿を落としてしまう。
割れた皿の後始末をしている間に別の皿が落ちてくる。
そな地獄絵図のイメージです。

クレームが出ると評価が落ちます。

上司にミスを隠して評価を守るよりも、ボヤのうちに報告してしまうことです。

大火事になる前に報告です。
SOSを出せて、ようやく1人前です。

こーいち
精神的にもグッと楽になります。

2.なんでも自分で頑張らない

キャパを超えて、仕事をしてはいけません。

なぜなら、自分も周りも消耗するからです。

キャパオーバーの前に、周りの協力を求めるべき。
そのためにも仕事は、普段から周りの人と一緒にやるのです。

仕事の種類によっては自分だけでやる仕事もありますが、できるだけ共有しておくことが大事。

一人で仕事を抱えて自分一人で完結できるなら、会社に所属している意味がありません。
フリーランスと同じです。

会社に所属しているなら、いろんな人と一緒に協力して仕事を創りあげていくべきです。

 下記のような仕事は、どんどん任せること

・部下に任せられる仕事
・自分以外でもできる仕事

任せて、教えていくのです。

他の人が仕事できるようになれば休暇も取りやすくなります。
第二、第三の自分を作る気持ちで、部下にどんどん仕事を教えていきましょう。

人財育成は一番大事な仕事です。

3.人に仕事を任せることで発生する正のループ

 正のループ

1.人に仕事を任せることで、自分の負担が減る。
2.減った負担で仕事を教えたり、新しい仕事にチャレンジ。
3.教えることで仕事ができる人が増え、仕事を共有しやすくなる。
4.仕事を共有することで、休暇が取りやすくなる。
5.休暇が取れることで、勉強やリフレッシュができ、本業に好影響。
6.1に戻る。

「仕事を教える」は時間はかかりますが、一度教えてしまえば自分の時間は増えます。

時間が増えると新しいことにチャレンジでき、評価も上がります。

こーいち
リターンがあるのです。

4.部下を信じることが大事

とはいえ、仕事を任せられない気持ちは共感できます。

 理由は3つ

1.自分でやったほうが早い。
2.教えるのに時間がかかる。
3.部下に仕事をとられ、評価が下がる。

順番に解説します。

1.自分でやったほうが早い

短期的に見れば、部下に仕事を教えるより、自分でやったほうが間違いなく早いです。
いちいち手取り足取り、教えなくて済むからです。

長期的に見れば、部下に仕事を任せたほうが時間の節約になります。
教えた仕事ができるようになったら、自分はやらずに部下に任せるだけでいいからです。

子供のハミガキをいつまでも親が手伝っているわけにはいきません。

歯の磨き方を教えていけば、子供は自分で歯を磨けるようになり時間節約になります。

こーいち
「自分でやったほうが早い」と思った時は、長期的に考えてみるのが良いです。

2.教えるのに時間がかかる

教える時間は必要です。
初めての仕事は、教えずにはできません。

教えることは、人を育てる大事な仕事です。

スピード優先で教えるのではなく、時間がかかってもいいので丁寧に教えたほうが後からの成長性が違います。

こーいち
基礎がしっかりしている部下ほど伸びていきます。

3.部下に仕事を取られ、評価が下がる

逆です。
評価は上がります。

表面的に見れば、任せた仕事の手柄は部下のもの。
そんなときは自分の評価を上げるために、「部下に教えたこと」を上司にアピールです。

 以下の内容をメモして、上司との面談の際に報告です。

・教えた内容
・教えた時間
・教えたことによる成果

上司は安心するはず。

人財育成を大事に思っている会社なら評価されます。

新入社員教育
社員教育
新入社員教育の3つのポイント

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【仕事を抱え込まない2つの理由】自分にしかできない仕事は減らそう

仕事はひとりで抱えずに

「自分にしかできない仕事」があるとカッコよく見えます。
しかし、会社で仕事をするときに「自分にしかできない仕事」は不要です。

 理由は2つ

① 自分にしかできない仕事はリスクが大きい。
② 一人でやるよりチームでやるほうが早い。

順番に解説します。

理由①:自分にしかできない仕事はリスクが大きい

ふだんの仕事や単純作業を独り占めするのは危険です。
理由は、自分がいなくなったら仕事がストップするから。

たとえば、自分が体調不良で欠勤します。
自分しかできない仕事の場合、自分が出勤しない限り、仕事が進みません。
仕事のやり方を確認するために同僚から電話がかかってくるかもしれません。

時間がもったいないです。
「自分にしかできない仕事」は周りにも迷惑です。

解決策は一人で仕事をしないこと。

仕事をするときは常に誰かと共有すること。

こーいち
マニュアルを作って、共有しておくのも一つの方法です。

理由②:一人でやるよりチームでやるほうが早い

会社で仕事をするメリットは、チームで仕事ができること。

それにもかかわらず、自分一人しかできない仕事があるのは会社に所属している意味がありません。
フリーランスになったほうが良いです。

チームで仕事をするメリットは「早さ」です。
一人でやるより早いのは当たり前です。

重要なことは「見える化」です。

 具体的な方法は以下のとおり

・進捗状況を記録しておく。
・担当している仕事のマニュアルを作る。
・ファイルは会社の共有フォルダに入れる。
・机の中はどこに何が入っているのかわかるようにする。

進捗状況の一つとして、お客さまとのメールのやりとりは誰かとCCメールで共有します。

担当している企業のマニュアルを作っておくと、引き継ぎが楽です。

ファイル名を見ただけで中身がわかるように名前の付け方を工夫しましょう。

不在時にお客さまからの問い合わせで、机の中を見なくてはいけないときがあります。
整理整頓をして、どこに何がしまってあるのかラベルなどでわかるようにしておくと探す人はラクです。

見える化で仕事が共有できれば、不在時でも対応できるようになります。
結果として、お客さまからも社内の人からも感謝されます。

こーいち
時間の節約にもなりますので、手間はかかりますが少しずつ共有しておくのが吉。

【3つの失敗談】私のように仕事を一人で抱え込まないで

部下に任せられなかった私の失敗談です。

【失敗談その1】納期に間に合わず徹夜をして、翌日に謝罪

一人で仕事をすることにこだわった結果です。

仕事はにっちもさっちも行かなくなり、部下にサポートを求めましたが時すでに遅しでした。
金曜日提出の納期に間に合わず、お客さまからはクレームの電話です。
お客さまには翌日、土曜日に提出することを約束しましたが、納期を1日延長したくらいで終わるような仕事ではありません。

一人で夜中の3時まで徹夜しました。
夜はオフィスに段ボールを敷いて寝ました。
寒くて眠れず、なんとか寝ついても朝6時に起きて、また仕事。
なんとか昼前に終わり、そのままお客さまの会社へ納品に行きました。
土下座覚悟で行きましたが、顛末書の提出を求められただけ済みました。

なんとも言えない週末を過ごし、週明けに上司に報告し、顛末書を作成。

こーいち
その時の気持ちは「誰も助けてくれない」「誰も感謝してくれない」です。

今振り返ると、一人で抱えていれば助けてくれるはずもありません。

滑稽です。

教訓は「最初から助けてもらうこと」です。

こーいち
一人で仕事をしてはいけないのです。

【失敗談その2】クレーマーを部下に引き継いだが、自分にクレーム

悪質なクレーマーを5年ほど担当していました。
自分の仕事量が増えたことを機に、クレーマーを部下に担当してもらうことに。

クレーマーからの依頼は、年末年始の宮古島パッケージ旅行の手配。
手配は難しいものではなかったため、私が手配して、部下に引継ぎました。

年始をのんびり過ごしている私の携帯にクレームの連絡が入りました。
クレームの内容は「年末年始の宮古島は何もやることがない」という内容です。
脅し文句や罵声も浴びせられ、年始から消耗です。

クレームの原因は宮古島の調査不足。

途中で部下に仕事を引き継いでしまったために、私が本腰になれなかったこと。
部下も中途半端に引き継がれて、よくわからないまま話が進んでしまった印象。

「ポテンヒットが落ちた」というイメージです。

教訓は「引き継いで教えるなら、ラクをせず、きちんと教える」です。

【失敗談その3】団体案件を上司にSOSしたが、上司もできなかった

お客さまから団体の招待旅行(イタリアへ行くVIPツアー)の見積もり依頼をいただきました。
なかなか大きい案件です。

仕事でいっぱいいっぱいの私は以前の教訓から、最初から上司にSOSを出しました。
「この仕事は受けるだけの余裕がない」とはっきりと伝えたところ、上司は「私が見積もりを作成するから、大丈夫」と言ってくれました。

1週間くらいして蓋を開けてみると、上司も仕事がいっぱいいっぱいで見積もりは手付かずの状態。
上司と相談した結果、この案件を辞退することになり、お客さまへ謝罪の連絡をしました。

辞退したことを知った上司の上司(部長)は激怒し、私は他部署へ異動になったのです。
部長の言葉「おまえは許せない。処分する」が、昨日のように頭にはっきりと残っています。
今でも忘れられません。

こーいち
「私のせいなんだろうか」とずっと納得のいかない気持ちでした。

教訓は「いくら上司といえど任せっきりにしない」です。

【まとめ】仕事の苦労も喜びも、一人で抱え込まないで分かち合おう

仕事抱え込む

 仕事を一人で抱え込んだ3つの教訓

1.最初から助けてもらい、仕事は一人でしない。
2.引き継いで教えるなら、楽をせず、きちんと教える。
3.いくら上司といえど任せっきりにしない。

一人で仕事を抱え込んだ結果、ブーメランのように痛みが返ってきました。

自分のしたことは、自分に返ってきます。

・欲しいものは、先にあげること。
・楽をしたかったら、苦労すること。
・お金持ちになりたかったら、努力すること。
・人に好かれたかったら、人を好きになること。

仕事の苦労も喜びも、抱え込まないで分かち合うことです。

こーいち
当時の自分へそう伝えたいです。

こーいちより

P.S. 仕事は独り占めしないようにしよう。

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